Mehr Besucher am Tag der offenen Tür.

Wie, wo und wann werben Sie für den Blick hinter die Kulissen?

Auch wenn Sie von einem großen Interesse an Ihrer Firmenveranstaltung ausgehen können – Sie müssen sich Einiges einfallen lassen, damit Ihr Termin mit einem fetten Ausrufezeichen in möglichst vielen Kalendern steht. Im Folgenden einige Vorschläge, wie Sie die Zielgruppen für Ihren Tag der offenen Tür begeistern und sicher erreichen. Wenn es konkret werden soll, dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne!

Planung und Durchführung der Werbemaßnahmen

 

1. Vorabinformation der Presse

Je kleiner Ihr Unternehmen desto schwieriger ist es, Presse für Ihre Veranstaltung bekommen. Manchmal bewährt es sich, lokale Medien im Vorfeld ganz gezielt über einen speziellen Programmpunkt zu informieren und so vorab zu Insidern zu machen. Vielleicht gibt es etwas, das Sie am Tag selbst der Öffentlichkeit übergeben, vorstellen oder erstmals zur Besichtigung durch ein Fachpublikum freigeben können. So etwas erregt möglicherweise das Interesse der Journalisten, die darin einen Ausgangspunkt für eine gute Geschichte sehen. Tragen Sie aber nicht zu dick auf. Enttäuschte Erwartungen können bei der Presse schnell nach hinten losgehen.

2. Persönliche Einladungen an geladene Gäste

Geladene Gäste dürfen bei einem Tag der offenen Tür nicht fehlen. Das sind vorrangig Personen, zu denen Ihr Unternehmen intensive und langjährige Kontakte pflegt. Wer Ihnen wohlgesinnt ist, der wird es sich nicht nehmen lassen, Sie zu besuchen. Schließlich ist ein Tag der offenen Tür nicht nur für selbst eine gute Gelegenheit, um Kontakte aufzufrischen und in ungezwungener Atmosphäre miteinander zu sprechen. Haben Sie für Ihre geladenen Gäste sogar einen eigenen Programmpunkt eingeplant um so besser.

3. Durchführung eines Mailing

Ein Mailing ist zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung unverzichtbar. Voraussetzung ist eine gut gepflegte Kontaktdatenbank, sonst gehen zu viele Briefe ins Leere. Wenn Sie in Ihrem Mailing explizit auf Ihre Internetseite verweisen, können Sie dort später mit immer neuen Informationen und Programmpunkten aufwarten. Das steigert die Vorfreude Ihrer Besucher.

4. Veranstaltungsinfos auf der Website

Kündigen Sie den Tag der offenen Tür auf Ihrer Website unbedingt rechtzeitig an. Es ist durchaus sinnvoll schon Monate vorher zumindest den Termin bekannt zu geben. Spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung sollte das Programm im Internet weitgehend vollständig veröffentlich werden, regelmäßige Updates eingeschlossen. Dann können Multiplikatoren jederzeit auf Ihr Material zurückgreifen. Berichten Sie hier ruhig hin und wieder über den Stand der Vorbereitungen. Gerne mit Bildern von Mitarbeitern, die in der Sache den Hut aufhaben. Diese Beiträge lassen sich auch hervorragend auf Facebook oder Instagram teilen.

5. Einrichtung eines Facebook-Events

Wenn wir schon einmal bei den sozialen Medien sind: Kündigen Sie auch auf Ihrer Facebook-Fanpage Ihre Veranstaltung frühzeitig an. Legen Sie hier zusätzlich einen eigenen Event an, um Ihre Freunde dazu einzuladen. Erzählen Sie von Anfang an von der Planung und begleiten Sie die Vorbereitung der Veranstaltung mit eigenen Beiträgen. Stellen Sie Personen vor, die zum Gelingen der Veranstaltung beitragen. Besuchen Sie Proben für das Bühnenprogramm. Posten Sie kleine Filmbeiträge zum Aufbau der Technik. Stellen Sie Ihre Ideen zu Ihren Werbemaßnahmen vor. Das alles macht neugierig. Sie brauchen neugierige Fans, die sich tatsächlich zu Ihrer Veranstaltung auf den Weg machen. Alles andere bleibt virtuell und wird Ihnen am Tag der offenen Tür wenig nutzen.

6. Ankündigungs-Flyer, Handzettel, Programmfoyer

Das Internet leistet Ihnen bei der Vorankündigung Ihrer Veranstaltung mit Sicherheit gute Dienste. Trotzdem brauchen Sie klassische Handzettel oder Programmflyer, die die Runde machen. Organisieren Sie im Umfeld Ihres Unternehmens eine großzügige Verteilung. Legen Sie den Ankündigungs-Flyer bei anderen Veranstaltungen aus. Verschicken Sie ihn im Rahmen Ihres Mailing. Nutzen Sie ihn als Einleger in Stadtteilzeitungen oder kostenlosen Wochenblättern. Alles was offline für Reichweite sorgt, sollten Sie nutzen. Perfekt ist, wenn Sie am Tag der Veranstaltung Ihren Besuchern zusätzlich ein Programm in die Hand drücken können. Dann werden Ihre Angebote nicht nur zufällig gefunden, sondern auch ganz gezielt aufgesucht.

7. Plakate und  Werbebanner

Was gern mal aus den Augen verloren wird: Sie können auch auf Ihrem Firmengelände für Ihre Veranstaltung werben. Am besten eignet sich dazu natürlich ein stark frequentierter Zaun. Aber auch öffentliche Fahrstühle, ein großes Foyer oder andere Bereiche mit einem hohen Besucheraufkommen, lassen sich für Ihren Zweck nutzen. Zaunbanner können schon Monate vor dem eigentlichen Tag auf Ihre Veranstaltung aufmerksam machen. Je größer und professioneller sie gestaltet sind desto mehr Aufmerksamkeit ist Ihnen sicher.

8. Radiospot

Wenn Sie beim Bühnenprogramm mit einem Radiosender kooperieren, sollte unbedingt auch ein Radiospot dabei herausspringen. Hier lassen sich meist ganz gute Konditionen aushandeln.

9. Pressemitteilung

Ca. ein bis zwei Wochen vor dem Termin Ihrer Veranstaltung sollte Ihre Pressemitteilung stehen und über einen möglichst großen Verteiler verschickt werden. Das Wichtigste Ihrer Pressemitteilung ist die Überschrift. Sie sollte knapp und prägnant sein. Alles was von Bedeutung ist, muss gleich im ersten Absatz zu lesen sein. Schreiben Sie Ihre Pressemitteilung  so, dass sich alle von Ihnen gewünschten Gäste angesprochen fühlen. Bleiben Sie dabei präzise und bei der Wahrheit. Alles was marktschreierisch daher kommt, wird mit Sicherheit nicht abgedruckt.

10. Werbepartner, Sponsoren und Kooperationspartner

Werbepartner können die Anzeigenabteilungen regionale oder überregionale Zeitungen sein. Diese nutzen durchaus gern die Gelegenheit, mit einem eigenen Stand an Ihrem Tag der offenen Tür anwesend zu. Im Gegenzug werden rabattierte Medialeistungen angeboten. Haben Sie zuvor noch nie in der entsprechenden Zeitung geschaltet, dürfte so eine Kooperation allerdings wenig glaubhaft herüberkommen. Geben Sie Ihren Werbepartnern, vor alle aber Ihren Kooperationspartnern und Sponsoren ausreichend viele Möglichkeiten, sich selbst zu präsentieren. Der Logoabdruck auf Ihren Flyern, Plakaten oder Anzeigen ist eine angemessene Gegenleistung, mit der Sie nicht geizig sein sollten. Sponsoren und Kooperationspartner tragen zu mehr Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung bei. Denn ein Sponsor adelt auch Ihr Unternehmen.

11. Give aways

Kleine Werbegeschenke sind für einen Tag der offenen Tür unverzichtbar. Luftballons Kugelschreiber, Jutebeutel, Blöcke und ähnliches gehören auf jeden Fall zu den Dingen, die in großer Zahl verteilt werden sollten. Hochwertige give aways kann man hingegen ganz gezielt an ausgewählte Besucher ausgeben. Als Dankeschön für die Treue oder Unterstützung. Überlegen Sie im Vorfeld gut, ob Ihre give aways auch die Chance haben, wirklich genutzt und gemocht zu werden. Ihr Logo muss keineswegs der einzige Blickfang darauf sein. Planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Produktion von Werbegeschenken ein. Und bedenken Sie: Was wenig kostet kommt auch billig daher. In Werbegeschenken drückt sich immer auch die Wertschätzung gegenüber Ihren Kunden aus!

12. Angebote, Hinweisschilder und Orientierungshilfen

Nicht nur Toiletten und Fluchtwege müssen gut ausgeschildert sein. Sparen Sie nicht daran, Ihre Angebote gut sichtbar zu präsentieren. Marktstände haben z.B. Rückseiten, die Sie gut zur Präsentation für Produkte und Dienstleistungen nutzen können.

In unserem nächsten Blogbeitrag um Tag der offenen Tür geben wir Ihnen ein paar Tipps für die Veranstaltung selbst und die Tage danach. Denn wenn die Veranstaltung hinter Ihnen liegt, ist noch nicht alles geschafft.